Polityka prywatności

W Biurze Rachunkowym PROFIT dbamy o poufność danych osobowych i finansowych. Poniżej wyjaśniamy, kto odpowiada za dane, do czego je wykorzystujemy i jakie prawa Ci przysługują.

1. Administrator i kontakt

Za przetwarzanie danych w związku z prowadzeniem biura i tej witryny odpowiadają wspólnicy: Renata Kuklińska-Bem i Jarosław Sosna, prowadzący wspólnie działalność jako PROFIT s.c. — Biuro Rachunkowe, ul. 1 Maja 168, 44-348 Skrzyszów, NIP 6472526511. W dalszej części dokumentu używamy określenia „biuro” lub „administrator”.

W sprawach ochrony danych i realizacji swoich praw możesz napisać na biuro@profit-sc.com, wysłać list na adres biura lub skontaktować się z dowolnym ze wspólników. Dane telefoniczne znajdziesz na stronie Kontakt.

2. Zakres i źródła danych

Formularz obejmuje imię, adres e-mail i treść wiadomości. Przy kontakcie telefonicznym lub e-mailowym przetwarzamy dane przekazane w danej sprawie. Dane służbowe osób reprezentujących klienta mogą pochodzić od tego klienta, a dane niezbędne do weryfikacji kontrahenta — również z publicznych rejestrów CEIDG i KRS.

Serwer otrzymuje dane techniczne żądania, m.in. adres IP, datę i czas połączenia, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Usługi Google opisujemy w punktach 7 i 8.

Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć. Formularz wymaga imienia, poprawnego adresu e-mail i wiadomości. Nie przesyłaj przez niego faktur, dokumentów księgowych, danych pracowników, danych klientów ani haseł. Dokumentację przekazuj kanałem uzgodnionym z biurem.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie o zawarcie umowy i wykonanie umowy z Tobą: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do działań podejmowanych na Twoje żądanie lub realizacji umowy.
• Pozostała korespondencja i kontakt z przedstawicielami firm: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest obsługa spraw kierowanych do biura i kontakt z kontrahentami.
• Własne obowiązki prawne biura, np. dokumentowanie rozliczeń: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Bezpieczeństwo witryny i przeciwdziałanie spamowi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest ochrona strony, korespondencji i użytkowników oraz diagnozowanie błędów.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie danych potrzebnych do ochrony praw biura.
• Dobrowolne statystyki Google Analytics: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda. Odmowa nie ogranicza kontaktu ani dostępu do treści strony.

Wysłanie formularza nie oznacza zgody na reklamę ani newsletter. Zgoda na statystyki jest odrębna od przesłania zapytania.

4. Dokumenty klientów a dane biura

Przy obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej możemy przetwarzać dane w imieniu klienta, jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Dotyczy to m.in. powierzonych danych pracowników i kontrahentów klienta; cele przetwarzania określa wówczas właściwy administrator.

Odrębnie odpowiadamy za dane służące własnej obsłudze umowy, rozliczeniom i obowiązkom prawnym biura. Nie wszystkie dane otrzymane od klienta są więc przetwarzane wyłącznie w roli podmiotu przetwarzającego. Zakres, upoważnienia i przechowywanie dokumentacji określają właściwe umowy oraz przepisy.

Ta polityka nie zastępuje informacji przekazywanych pracownikom, kandydatom do pracy ani osobom, których dane znajdują się w dokumentacji powierzonej przez klientów.

5. Odbiorcy danych

Dostęp mają upoważnione osoby obsługujące daną sprawę. W niezbędnym zakresie korzystamy z dostawców hostingu, poczty elektronicznej i obsługi informatycznej. Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu powinni działać na podstawie odpowiednich umów i naszych poleceń.

Jeżeli wymaga tego konkretna sprawa, odbiorcami mogą być również operatorzy pocztowi, podmioty świadczące pomoc prawną oraz organy uprawnione na podstawie przepisów. Nie sprzedajemy danych kontaktowych. Usługi Google opisujemy poniżej.

6. Okresy przechowywania

• Zapytania i korespondencja: przez czas potrzebny do odpowiedzi i zakończenia sprawy. Wiadomości dokumentujące ustalenia umowne lub istotne dla roszczeń mogą być zachowane do upływu właściwego okresu przedawnienia, z uwzględnieniem jego zawieszenia lub przerwania.
• Umowy i własne rozliczenia: przez czas realizacji umowy, następnie przez okresy archiwizacji wymagane dla danego dokumentu przepisami podatkowymi lub rachunkowymi. Okres zależy od rodzaju dokumentu i zdarzenia, od którego przepisy nakazują go liczyć.
• Dokumentacja powierzona: zgodnie z umową powierzenia, poleceniami administratora i obowiązkami prawnymi; zakończenie obsługi obejmuje ustalenie zwrotu lub usunięcia danych.
• Zabezpieczenia formularza: techniczne identyfikatory prób i pseudonimowy skrót adresu IP tracą przydatność po dobie i są usuwane przy kolejnym uruchomieniu porządkowania związanego z obsługą formularza. Nie jest to okres przechowywania korespondencji w poczcie biura.
• Logi techniczne: przez okres potrzebny do rozpoznania błędów i zdarzeń bezpieczeństwa. Dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być zachowane do zakończenia jego wyjaśniania lub ochrony roszczeń.
• Wybór zgody i cookies Analytics: wybór zapamiętujemy na 180 dni, a czas ważności cookies Analytics ustawiamy na 180 dni. Dotyczy to pamięci przeglądarki, nie retencji na serwerach Google.

Retencja danych o użytkownikach i zdarzeniach w Google Analytics jest określana odrębnie w ustawieniach usługi. Raporty zbiorcze mogą być przechowywane dłużej. Informację o okresie właściwym dla danych dotyczących Twojej sprawy możesz uzyskać, kontaktując się z biurem.

7. Statystyki, cookies i pamięć przeglądarki

Po wyrażeniu zgody korzystamy z Google Analytics 4, aby analizować oglądalność podstron i poprawiać witrynę. Dostawcą dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest Google Ireland Limited. Dane mogą obejmować identyfikator przeglądarki, odwiedzane podstrony, czas wizyty, źródło przejścia oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce.

Skrypt Analytics nie jest pobierany przed zgodą ani po odmowie. Nie włączamy Google Signals ani personalizacji reklam. Nie wysyłamy do statystyk treści formularza, imienia ani adresu e-mail. Kod witryny przekazuje adresy stron bez parametrów zapytania i fragmentów po znaku „#”.

Zgodę zmienisz lub wycofasz przez „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jego dokonania. Nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych już otrzymanych przez Google; możesz zwrócić się do nas o realizację prawa do usunięcia danych.

Niezbędny plik sesyjny zabezpiecza formularz. Opis cookies, pamięci lokalnej i czasu działania zawiera polityka cookies. Zasady zapisu i odczytu informacji z urządzenia określa także art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.

8. Mapa Google i przekazywanie poza EOG

Na stronie kontaktu udostępniamy Google Maps, aby ułatwić odnalezienie biura. Mapa ładuje się automatycznie. Wtedy przeglądarka łączy się z Google i przekazuje m.in. adres IP oraz informacje techniczne żądania. Wybór dotyczący statystyk nie steruje mapą. Odrębne zasady Google mogą mieć zastosowanie m.in. do osoby zalogowanej na konto Google.

Korzystanie z mapy podlega warunkom Google Maps oraz polityce prywatności Google. Adres biura, telefon i opis wejścia pozostają dostępne także bez działania mapy.

W związku z usługami Google dane mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA. Google wskazuje jako mechanizmy transferu decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework w zakresie objętym certyfikacją odbiorcy, oraz — gdy mają zastosowanie — standardowe klauzule umowne. Szczegóły i sposób uzyskania kopii zabezpieczeń opisują zasady przesyłania danych Google.

9. Twoje prawa

W granicach określonych w RODO przysługuje Ci prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, gdy zachodzą przesłanki ustawowe;
• przenoszenia danych dostarczonych przez Ciebie, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli jest ona podstawą przetwarzania.

Prawo sprzeciwu: z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dalsze przetwarzanie wymaga wtedy wykazania ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich praw lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@profit-sc.com. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. O działaniach podjętych w związku z żądaniem informujemy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.

10. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne

Ograniczamy dostęp do danych do osób i dostawców potrzebnych do obsługi sprawy. Formularz wykorzystuje sesję, token zabezpieczający, proste działanie arytmetyczne i limit prób. Treść wiadomości nie jest zapisywana w logach aplikacji.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Zmiany polityki

Dokument aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, sposób obsługi danych lub funkcje witryny. Nowy cel wymagający zgody nie jest obejmowany wcześniejszą zgodą automatycznie. Aktualna wersja jest dostępna pod tym adresem.

Aktualizacja: 23 września 2026 r. Podstawowe akty prawne: RODO — rozporządzenie (UE) 2016/679 oraz Prawo komunikacji elektronicznej.